Часть 1 Введение.
Толчком к разработке информационной системы послужила рутинная, но
каждый раз трудоёмкая задача: расчёт момента трения в упорном подшипнике.
Хотя подобные вычисления проводились в организации неоднократно, отыскать их
результаты в архиве было практически невозможно.
Так родилась идея создать инструмент, который аккумулировал бы все
производимые расчёты и позволял быстро их находить, чтобы избавить сотрудников от бессмысленного повторения одной и той же работы.
Со временем проект перерос первоначальные рамки. Выяснилось, что
основная масса служебной технической информации разбросана по файлам разнородных
форматов — от PDF и DJVU до DOC. Навигация в этом массиве данных крайне
затруднена. Поэтому к изначальной задаче добавилась вторая, не менее важная:
упорядочить накопленные сведения и реализовать эффективную поисковую систему, покрывающую все эти форматы.
Часть 2 Пример организации структуры папок Хранилища расчетов, знаний.
Для реализации справочной системы использован наиболее доступный табличный процессор Microsoft Excel с встроенным языком программирования VBA (Visual Basic for Applications).
В файловой структуре локального компьютера (сервера) постепенно создается структура тематических каталогов, в составе которых располагаются расчетные файлы.
Структура каталога Хранилище расчетов, знаний определяется и создается пользователями. Расчетные файлы Excel помещаются создателем расчетного файла в соответствующую папку каталога Хранилище расчетов.
Папка Excel, VBA процедуры содержит справочные материалы по Excel, VBA и отработанные функции, и процедуры, написанные на языке программирования VBA
Основной файл, управляющий формированием справочной системы файлов, расположенных в хранилище – файл «Поиск.xlsm». Файл обеспечивает формирование на своей странице списка расчетных файлов,
расположенных в хранилище и во всех его подкаталогах, а также формирование ключевых слов, относящихся к каждому расчетному файлу.
Примечание. Если расчетный файл на своей странице не содержит вкладку keywords с ключевыми словами, файл Поиск.xlsm не включает этот файл в систему поиска.
Расчетный файл – файл Excel с расширением XLSM, содержащий расчетную процедуру или справочную информацию. Формирование расчетного файла см. далее.
Хранилище расчетных файлов Excel размещена в серверной папке (Пример стуктуры каталого хранилища см. портфолио, рис. 2)
Хранилище можно скопировать на локальный компьютер.
Часть 3 Краткое описание работы с информационой системой
Информационными единицами в хранилище являются Excel-файлы двух видов:
Собственно Excel-файлы, содержащие расчеты.
Excel-файлы, содержащие ссылки на информацию, хранящуюся в файлах различных форматов.
Excel-файлы 1 и 2 типа формируются из шаблона (переименованного), расположенного на сервере.
Файлы уже содержат встроенные VBA процедуры, позволяющие встроить их в систему управления данными хранилища.
Основной файл, управляющий формированием справочной системы файлов, расположенных в хранилище – файл «Поиск.xlsm».
Файл обеспечивает формирование на своей странице списка ключевых слов каждого расчетного файла,
расположенных в хранилище во всех его каталогах/подкаталогах, а также формирование ключевых слов, относящихся к каждому расчетному файлу.
Основной файл также содержит кнопки запуска процедуры индексирования файлов хранилища,
настройки адреса папки хранилища, настройки количества ключевых слов ( по умолчанию - 100 слов, выражений).
Поиск файлов можно выполнить 2-мя способами:
Через систему поиска (фильтрации) Excel-файла (см.портфолио, рис. 4, поиск о слову - пружина, рис. 5- поиск по слову расчет, скважина).
Через форму поиска (см.портфолио, рис. 3)
Хранилище расчетных файлов Excel размещено в серверной папке (Пример стуктуры каталога хранилища см. портфолио, рис. 2)
Хранилище можно скопировать на локальный компьютер.
Часть 4 Преимущества, недостатки, перспективы развития информационной системы
Основное преимущество информационной системы - низкий уровень затрат на внедрение, сопровождение.
Недостатки файл-серверной архитектуры:
В архитектуре «файл-сервер» базы данных хранятся на сервере, клиент обращается к
серверу с файловыми командами, а механизм управления всеми информационными
ресурсами находится на компьютере клиента.
Файл-серверные базы данных могут быть доступны многим клиентам через сеть. Сама база
данных хранится на сетевом «файл-сервере» в единственном экземпляре. Для каждого
клиента во время работы создается локальная копия данных, с которой он манипулирует.
Забота о целостности данных при такой организации работы возлагается на
клиентские приложения, что приводит к их усложнению и, если они недостаточно
тщательно продуманы, в базу данных легко занести ошибки, которые могут
отразиться на всех пользователях.
Изменения, сделанные в базе данных одним пользователем, не видны другим
пользователям, пока один пользователь редактирует какую-либо запись, она
заблокирована для других клиентов.
Управление базой данных осуществляется с разных компьютеров, поэтому в
значительной степени затруднена организация контроля доступа, соблюдения
конфиденциальности, что также усложняет поддержку целостности базы данных.
Перспективы развития
По мере повышения требований к информационной системе
можно сравнительно легко перенести информацию на Web - сервер и с помощью инструментов
(СУБД MySql, языка разметки HTML, скриптов PHP и javascript) реализовать информационную систему через Intranet(Internet).
Что-то наподобие этого сайта.
Хранилище нормативно-технической документации
Часть 5 Портфолио. Пример практической реализации информационной системы на базе Excel(VBA).
на сайте из состава информационной системы представлены расчетные Excel-файлы:
- файл аппроксимации опытных (табличных) данных аналитической функционнальной зависимостью, определенный по методу наименьших квадратов;
- расчетый файл перевода величин из единиц одной системы измерений в другую.
